Lohnnachweisverfahren ändert sich

Auch künftig wird es in der Unfallversicherung einen summarischen Lohnnachweis der Unternehmer geben. Das steht mit Inkrafttreten des Fünften Gesetzes zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (5. SGB IV-ÄndG) fest. Allerdings werden sich alle Beteiligten auf Verfahrensänderungen vorbereiten müssen.

Das vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) getragene Projekt „Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung“ (OMS) hat diesen Weg bestätigt. Aber ab 2019 können die Lohnnachweise nur noch elektronisch übermittelt werden.

Grundlage des neuen elektronischen Lohnnachweisverfahrens wird nicht der Datenbaustein Unfallversicherung (DBUV) sein, den die Arbeitgeber seit 2009 mit ihren Entgeltmeldungen nach der Datenerfassungs- und –übermittlungsverordnung (DEÜV) an die Einzugsstellen erstatten. Dieses seinerzeit für die Prüfdienste der Rentenversicherung konzipierte DBUV-Verfahren, das dann auch für die Ablösung der summarischen Lohnnachweise durch die Unternehmen genutzt werden sollte, hat sich trotz aller zwischenzeitlichen Verbesserungen nicht als sichere und fehlerfreie Alternative für die Zukunft durchsetzen können.

Daher entfällt der DBUV als Bestandteil einer jeden Entgeltmeldung zum 31. Dezember 2015. Stattdessen enthält das 5. SGB IV-ÄndG Vorschriften für ein neues elektronisches Lohnnachweisverfahren ab 2017 (UV-Meldeverfahren). Für die Übergangszeit bis Ende 2018 muss weiterhin der bewährte summarische Jahreslohnnachweis der Unternehmer (zum Beispiel als Papierlohnnachweis oder im Extranet) beibehalten werden, um für die elektronische Lösung eine ausreichende Erprobungsphase zu gewährleisten.

Im Hinblick auf das neue elektronische Lohnnachweisverfahren ist Folgendes zu beachten:

• Die Unternehmer haben zwar nach Ablauf eines Kalenderjahres die Arbeitsentgelte der Versicherten und die geleisteten Arbeitsstunden wie bisher mit einem jährlichen Lohnnachweis zu melden. Doch übermitteln sie diesen Lohnnachweis ab 1. Januar 2017 jeweils bis zum 16. Februar des Folgejahres durch elektronische Datenübertragung an den zuständigen Unfallversicherungsträger. Die Übermittlung hat aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe zu erfolgen. Werden Beiträge für Beschäftigte nicht nach Arbeitsentgelten berechnet, hat der Unternehmer die zur Berechnung festgelegten Angaben ebenfalls im Rahmen dieses elektronischen Verfahrens zu melden.
• Ferner hat der Arbeitgeber bereits ab 1. Januar 2016 für jeden in einem Kalenderjahr Beschäftigten, der in der Unfallversicherung versichert ist, zum 16. Februar des Folgejahres im DEÜV-Verfahren eine „besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung“ (UV-Jahresmeldung) an die Einzugsstellen zu erstatten. Diese arbeitnehmerbezogene UV-Jahresmeldung ersetzt den ab 1. Januar 2016 entfallenden DBUV. Die darin enthaltenen Angaben sind ausschließlich für den Prüfdienst der Rentenversicherung bestimmt.
• Zur Unterstützung der Unternehmer werden die Strukturdaten zur Veranlagung ihrer Unternehmen künftig in einer Stammdatendatei, die von der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) zum 1. Januar 2017 errichtet wird, zum Abruf zur Verfügung gestellt. Zur Qualitätssicherung wird sowohl für den zukünftigen elektronischen Lohnnachweis als auch für die besondere Jahresmeldung vor Absenden der Meldung ein automatisierter Abgleich mit den Daten dieser Datei durchgeführt. So soll sichergestellt werden, dass nur Meldungen mit korrekten Mitgliedsnummern und Gefahrtarifstellen übermittelt werden.
• Für die Meldejahre 2016 und 2017 hat das zur Folge, dass die Unternehmer sowohl den herkömmlichen (Papier- oder Extranet-) Lohnnachweis als auch den neuen elektronischen Lohnnachweis erstatten müssen. Nur so lassen sich eine ausreichende Erprobung des neuen elektronischen Lohnnachweisverfahrens und damit eine richtige und transparente Beitragsberechnung in der Zukunft sicherstellen.