Die Vorteile sind vielfältig: Optimierte Auslastung des Fuhrparks, transparente Reisekosten oder Kontrolle der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Doch der Datenschutz setzt Grenzen.

Längst ist GPS im Alltag vieler großer und kleiner Unternehmen angekommen.

Die Ortung von Firmenfahrzeugen kann datenschutzrechtlich aus vielerlei Gründen gerechtfertigt sein; hauptsächlich kommen als Gründe die Erhöhung der Verkehrssicherheit, die Abwehr von Straftaten oder die Einsatzkoordinierung der Mitarbeiter in Betracht. Gerade bei der Planung von Routen ermöglicht der Einsatz eines GPS-Systems eine genaue Beurteilung und damit bestenfalls eine kosten- und zeitsparenden Einsatzplanung.

Problematisch ist, dass jede Ortung von Firmenfahrzeugen per GPS-System die Gefahr einer unzulässigen „Totalüberwachung“ birgt, bei der die Mitarbeiter einem pausenlosen Überwachungsdruck ausgesetzt sind.

Aber was muss für den datenschutzkonformen Einsatz eines GPS-Systems beachtet werden?

Da Mitarbeiter arbeitsvertraglich verpflichtet sind, eine bestimmte Arbeitsleistung zu erbringen, darf ein Arbeitgeber die Leistung seiner Mitarbeiter kontrollieren. Dies darf allerdings nicht willkürlich und ohne Rücksicht auf die Interessen der Mitarbeiter erfolgen. Gerade durch technische Systeme werden große Datenmengen gesammelt, die umfangreiche Kontrollen und Auswertungen ermöglichen; hier muss immer geprüft werden, ob der Zweck der Kontrolle nicht auch durch andere Mittel, die weniger Informationen liefern, erreicht werden kann. So sind routinemäßige und dauerhafte Ortungen eines Fahrzeugs unzulässig. Kann der Aufenthaltsort des Beschäftigten auch direkt bei diesem durch einen Anruf erhoben werden, ist ein Ortungssystem nicht mehr erforderlich und damit ebenfalls unzulässig. Besteht der Verdacht, dass ein Mitarbeiter Straftaten oder grobe Pflichtverletzungen begeht und gibt es keine anderen Mittel zur Aufklärung, kommt der Einsatz eines GPS-Systems hingegen in Betracht. Der Einsatz eines GPS-Systems und der dahinterliegende Zweck müssen klar dokumentiert sein und gegenüber den Beschäftigten in transparenter Weise kommuniziert werden. Ebenso müssen die Mitarbeiter im Zeitpunkt der Ortung über diese informiert werden, z. B. durch eine Benachrichtigung oder eine Leuchtanzeige; andernfalls liegt eine unzulässige heimliche Überwachung vor. Gibt es im Betrieb einen Betriebsrat muss dieser vor der Nutzung eines GPS-Systems beteiligt werden. In einem solchen Fall sollten die genannten Anforderungen in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden.

Fazit: Der Einsatz eines GPS-Ortungssystems ist nicht per se datenschutzrechtlich verboten. Die Ortung bei dienstlicher Tätigkeit kann durch die o. g. Gründe gerechtfertigt sein. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass sie nachvollziehbar sind und die Ortung transparent und so selten wie möglich erfolgt. Die Nutzung von Ortungssystemen, mit denen das Arbeitsverhalten von Beschäftigten hingegen dauerhaft kontrolliert wird, ist datenschutzrechtlich unzulässig, da die Mitarbeiter keinem permanenten Kontrolldruck ausgesetzt sein dürfen.