In vielen mittelständischen Unternehmen haben sich die IT-Kosten längst verselbstständigt. Für eine effektive Kostenrechnung müsste man Betriebswirt und Informatiker sein. Sonst ist es nahezu unmöglich, solche gewachsenen Personal-Technik-Vertrags Strukturen aufzulösen.

Anno 2021 – IT im Mittelstand

Großunternehmen und Konzerne unterwerfen Ihre IT-Strukturen permanenten oder zumindest regelmäßigen Benchmark Tests. Hierdurch werden ineffiziente Strukturen rasch erkannt und eliminiert.

Dem Mittelstand stehen solche umfassenden IT-Managementstrukturen nur selten zur Verfügung.

Im Alltagsgeschäft werden Lücken in der IT nach dem aktuellen Bedarf geschlossen, selten in einem Kontext als Ergebnis einer strategischen Planung. Nur allzu oft entsteht hierdurch ein IT-Flickenteppich, der über Jahre hinweg Bestand hat und haben muss. Solche Konstrukte sind aber weder in Sachen Effizienz noch aus einem wirtschaftlichen Blickwinkel ihr Geld wert.

Solange gilt es aber auf der einen Seite, auf die ewig gleichen Forderungen aus der IT-Abteilung einzugehen:

Mehr Budget, Mehr Personal, Mehr Zuarbeit

Auf der anderen Seite stehen die Klagen der Anwender:

Systeme langsam, Support langsam

Die Baseline – Was braucht der Mittelstand?

Die Antwort scheint banal:

„Ein modernes Unternehmen des Mittelstands benötigt für die Abläufe des Geschäftsbetriebes die Unterstützung durch eine leistungsfähige, kosteneffiziente und vor allem, eine flexible IT-Infrastruktur um die Unternehmensziele zu erreichen…“

Aber was heißt das genau?

Unter dem Attribut „leistungsfähig“ können sich wohl die meisten etwas Konkretes vorstellen. Wobei auch hier die monetäre „Fahnenstange“ zum Teil in schwindelnde Höhen gehen kann. Hier kann nur eine direkte Verbindung mit der Kosteneffizienz eine sinnvolle Verbindung ergeben. Ob diese Verbindung am Ende des Tages auch flexibel ist, stellt sich manchmal erst im Live-Betrieb heraus.

Daher sollte nach unserem Dafürhalten eine Bedarfsplanung immer mit einem Audit der IT-Infrastruktur einhergehen. In einem Audit können alle Parameter offengelegt werden, wenn es hierbei keine Tabus gibt. Egal ob Personal oder Budget oder strategische Ausrichtung. Aber die Ergebnisse sind hier nicht in Stein gemeißelt. Eine Unternehmens IT muss, wie oben beschrieben, eine „flexible Struktur“ darstellen um sich an die wechselnden Anforderungen eines Unternehmens anzupassen.

Der Big Deal von heute ist morgen Schnee von gestern.

Cloud versus on-premises

Anders gesagt: „gemietet oder gekauft“ oder „will ich das alles im Keller haben oder kaufe ich mir die Leistung ein?“

Die IT im 21. Jahrhundert geht neue Wege.

Wenn noch vor 10 Jahren eine gut ausgestattete IT Abteilung mit eigenem Stab von Administratoren zur Normalität gehörten, so ist das doch mittlerweile eher ein Auslaufmodell.

Die Erkenntnis hat sich durchgesetzt, dass eine extern eingekaufte Leistung in allen Bereichen passender für ein Unternehmen dosiert werden kann.

Keine Überhänge im Personal mit allen Konsequenzen. Keine Anschaffungen, Rückstellungen oder Abschreibungen für Hard- und Software. Sondern präzise auf den Bedarf modellierte Service-Verträge, die genau das abbilden, was das Unternehmen benötigt.

Aber was braucht ein mittelständisches Unternehmen denn eigentlich? Cloud oder Lokal?

Beide Positionen werden oft wie Monstranzen verehrt. Während die technik-affinen auf die Cloud und deren Vorteile schwören, macht für die Anderen nur eine Nutzung als Wirtschaftsgut über einen optimierten Zeitraum wirklich Sinn.

Hier ist aber tatsächlich wieder das einzelne Unternehmen der Maßstab. Die Arbeitsabläufe des Deutschen Mittelstandes unterscheiden sich teilweise derart voneinander, dass es oftmals schon schwierig ist, eine Unternehmensgruppe zu synchronisieren.

Tatsächlich hat sich in der Praxis gezeigt, dass der Wunsch nach Nutzung der Cloud oft nur dem aktuellen Hype nach der Cloud folgt. Oftmals verfliegt die Euphorie über die neue moderne Struktur, wenn notwendige Prozesse nur mit Mühe und Kosten in der Cloud abzubilden sind.

Denn, welche Vorteile bringt es meinem Unternehmen konkret, wenn meine IT vollständig in der Cloud ist. Bevor dieser Schritt gemacht wird, tut ein Unternehmen gut daran, neben einem langfristigen Kostenvergleich auch eine detaillierte Machbarkeitsstudie durchzuführen

Hier gilt ganz klar: „Test before you invest“.

Die „Hybrid-Methode“

Nicht jedes Unternehmen kann oder will den Schritt in die Cloud machen. Das kann an proprietären Softwaresystemen liegen, die noch nicht für Cloud-Umgebungen freigegeben wurden. Oder dass eine größere Umstrukturierung in der Planung ist, oder Teile der Software (z.B. Office, Mail, oder, oder…

Mit der „Hybrid -Methode“ geht der Unternehmer den mittleren Weg.

Zum einen überträgt er die Betriebsverantwortung an einen externen Dienstleister. Dieser kann u.U. vorhandene Hard- und Software als Betreiber weiterführen. Der Dienstleister kann nun die Infrastruktur entweder am Standort des Unternehmens betreiben (sog. Inhouse Hosting) oder diese in sein eigenes Rechenzentrum oder zu einem der großen Cloud Anbieter wie Amazon, Google oder Microsoft übertragen. In jedem Fall bleibt der Dienstleister der dem Unternehmen gegenüber Verantwortliche. Nicht nur das, er bildet auch die Schnittstelle zwischen den Erfordernissen des Unternehmens und den möglichen Lösungsszenarien. Das Unternehmen profitiert hier gleich mehrfach.

Eigene Ressourcen werden minimiert, moderne IT-Konzepte können genutzt werden und ein verlässlicher Partner und kein anonymer IT-Gigant steht an der Seite des Unternehmens. Und zur Freude jedes Unternehmers: präzise definierte Leistung und langfristig kalkulierbare Kosten.

Fazit

Spätestens seit Big Playern wie Amazon, Google und Microsoft die Märkte aufmischen, kann ein mittelständisches Unternehmen in Sachen IT nicht mehr in Dekaden denken. Um die Leistungsfähigkeit der IT und damit des gesamten Unternehmens sicherzustellen, muss die gesamte IT in der Lage sein, flexibel auf neue Anforderungen aber auch Gefahren zu reagieren.

Hier gilt es die Strukturen soweit nötig zu entflechten und mit einem abgestimmten Konzept einer sorgfältigen Planung und einem verlässlichen Partner die Weichen für die Zukunft zu stellen.

Ein Gastbeitrag von: Michael Hacker

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