Die Agentur für Arbeit hat Abschlussprüfungen zum Kurzarbeitergeld angekündigt. Im Rahmen eines Webinars wurden Mitglieder von grosshandel-bw darüber informiert, wie die Prüfungen ablaufen sollen und welche Schwerpunkte gesetzt werden.  

Schon der kürzlich versandte Serienbrief der Bundesagentur für Arbeit zur bevorstehenden Abschlussprüfung zum Kurzarbeitergeld verunsicherte viele Unternehmen. Aus diesem Grund hatte grosshandel-bw seine Mitglieder am 06. Mai 2021 zu einer Informationsveranstaltung zur bevorstehenden Abschlussprüfung zum Kurzarbeitergeld eingeladen.

Die Expertin Antje Teufel (Bereichsleitung Operativer Service, Agentur für Arbeit, Regionaldirektion Baden-Württemberg) berichtete in ca. 75 Minuten zu den nachfolgend als FAQ zusammengefassten Anforderungen an die bevorstehende Abschlussprüfung. Moderiert wurde die Veranstaltung von der Verbandsjuristin Arabel Geyer.

Wieso ist eine Abschlussprüfung überhaupt erforderlich?

Die Erstattung des Kurzarbeitergeldes durch die Bundesagentur für Arbeit erfolgt zunächst nur durch eine vorläufige Entscheidung. Wenn die Maßnahme des Kurzarbeitergeldes beendet ist, muss eine Abschlussprüfung erfolgen, aufgrund derer ein Abschlussbescheid oder Erstattungsbescheid ergeht. Erst durch diesen Bescheid ist das Verfahren offiziell abgeschlossen und Rechtssicherheit möglich.

In Einzelfällen kann auch eine Zwischenprüfung während des andauernden Bezugs von Kurzarbeitergeld erfolgt sein. Diese ist nicht mit der Abschlussprüfung zu verwechseln.

Wann muss das Unternehmen tätig werden und Unterlagen einreichen?

Die Bundesagentur für Arbeit wird in den nächsten Wochen und Monaten alle Unternehmen anschreiben, die Kurzarbeitergeld bezogen haben. Anders als im allgemein gehaltenen und rein informativen Serienbrief werden die Unternehmen dann unter Fristsetzung zur Einreichung konkret bezeichneter Unterlagen aufgefordert.

Wann ist mit der Überprüfung zu rechnen?

Aufgrund der anhaltenden Corona-Pandemie verschiebt sich der Beginn der Prüfungen nach hinten. Ursprünglich war geplant, dass diese im Mai/Juni 2021 beginnen und bis Ende 2022 abgewickelt sein sollten. Nun ist damit zu rechnen, dass die Prüfung in das Jahr 2023 hineinreichen werden.

Hinweis: Sollten durch diese Verzögerungen erforderliche Korrekturen in der Lohnabrechnung im Jahr 2023 nicht mehr digital möglich sein, haben diese manuell zu erfolgen.

In welchem Umfang prüft die Bundesagentur für Arbeit?

Jeder Betrieb, der Kurzarbeitergeld bezogen hat, wird überprüft werden. Die Prüfung richtet sich auf jeden Kalendermonat, in dem von der Bundesagentur für Arbeit Kurzarbeitergeld bezogen wurde und Sozialversicherungsbeiträge erstattet wurden. Die Prüfung betrifft allerdings nicht alle Arbeitnehmer, die Kurzarbeitergeld erhalten haben. Die erforderlichen Unterlagen und die Arbeitnehmer können sich je Monat unterscheiden.

Welche Unterlagen sind vorzulegen?

Einzureichende Unterlagen für die prüfungsrelevanten Monate können sich unterscheiden. Erforderlich sind aber: Arbeitszeitnachweise, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, eventuelle Kündigungsschreiben, Vereinbarungen zur Arbeitszeitreduzierung, Arbeitsverträge, maßgebliche Tarifverträge, maßgebliche Betriebsvereinbarungen sowie Berechnungsprotokolle zum Soll-/Ist-Entgelt.

Daneben können auch individuell für einen Betrieb andere Unterlagen, wie Einsatz- und Urlaubspläne oder Auftragsbücher an- oder nachgefordert werden.

Sofern Mitarbeiter während der Kurzarbeit in Corona-Quarantäne waren, prüft die Bundesagentur für Arbeit auch, ob und in welchem Umfang Entschädigungsansprüche nach § 56 Abs. 9 IfSG auf sie übergegangen sind. Für diese Mitarbeiter ist die Kennzeichnung „Q“ in der Abrechnungsliste von besonderer Relevanz.

Wie viel Zeit bleibt den Unternehmen, um die geforderten unterlagen zusammenzustellen?

Regelmäßig beträgt die Frist 2 – 3 Wochen. Eine Verlängerung ist möglich!

Kann die Bundesagentur für Arbeit auch den Zutritt zu den Geschäftsräumen verlangen?

Ja, aufgrund der Duldungspflicht sind Unternehmen dazu verpflichtet, den Zugang der Bundesagentur für Arbeit zu den Geschäftsräumen zu akzeptieren. Gleiches gilt für beauftragte Lohnbüros.

Was ist zu tun, wenn die gesetzte Frist zur Vorlage der Unterlagen nicht einzuhalten ist?

In jedem Fall sollte nachweisbar Kontakt zur zuständigen Bundesagentur für Arbeit aufgenommen werden und um Fristverlängerung gebeten werden.

ACHTUNG: verstreicht die gesetzte Frist, ohne Tätigwerden des Unternehmens, ergeht ein Erstattungsbescheid nach § 328 SGB III. Dadurch wird das geleistete Kurzarbeitergeld zurückgefordert!

Die Unterlagen zur Veranstaltung sowie eine Aufzeichnung stehen Mitgliedern von grosshandel-bw zum Download bzw. im Mitgliederbereich zur Verfügung.

grosshandel-bw dankt den mehr als 90 Teilnehmern sowie Frau Teufel für den offenen Austausch, die zahlreichen Fragen und die aktive Mitwirkung an der gelungenen Veranstaltung.

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