Vorsicht bei der Datenverarbeitung im Rahmen eines betrieblichen Eingliederungsmanagements. Fehler schon im Einladungsschreiben sind erheblich und können eine spätere krankheitsbedingte Kündigung zu Fall bringen.
Die Klärung von Möglichkeiten zur Beendigung gegenwärtiger und Vermeidung neuer Arbeitsunfähigkeiten im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements (bEM) sowie zum Erhalt des Arbeitsplatzes ist nur möglich, wenn die beteiligten Akteure im möglichen Umfang Informationen über die Ausgangssituation haben.
Daher ist das Erfassen dieser Ausgangssituation denknotwendig Bestandteil eines bEM.
Zu beachten ist dabei aber, dass berechtigte Interessen des Arbeitnehmers gegen eine umfassende Informationssammlung sprechen können. Nicht zuletzt, weil es in der Regel insbesondere um Gesundheitsdaten nach Art. 4 Nr. 15 EU-DSGVO geht, gehört zu den Pflichten des Arbeitgebers auch die strikte Beachtung des Datenschutzes.
Denn es geht insbesondere um das Erkenntnisinteresse des Arbeitgebers an allen für die Leistungsfähigkeit des Beschäftigten relevanten Informationen und das Interesse des Arbeitnehmers am Erhalt seines Arbeitsplatzes auch bei gesundheitlicher Einschränkung.
Auch ganz allgemein ist die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen für eine vertrauensvolle und effektive Zusammenarbeit im Rahmen des bEM unerlässlich.
Bei der Organisation des Datenschutzes sind folgende Leitlinien einzuhalten.
Der Arbeitgeber und jede andere Person, die Personalentscheidungen treffen kann, darf ohne ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers Zugang nur zu solchen Daten haben, die für den Nachweis der Erfüllung der Pflicht zum bEM erforderlich sind oder ohne die er seine Zustimmung zu geplanten Maßnahmen etc. nicht erteilen kann.
Diagnosen und ähnlich sensible Daten dürfen dem Arbeitgeber ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers nicht zugänglich sein.
Wenn der Arbeitgeber in einer der Einladung an den Arbeitnehmer zum bEM beigefügten „Datenschutzerklärung“ versucht, vom Arbeitnehmer eine Einwilligung nicht nur zur „Erhebung“ und „Nutzung“ (auch) von Gesundheitsdaten zu erlangen, sondern auch zur „Bekanntmachung“ dieser Daten unter anderen gegenüber dem „Vorgesetzten“ und der „Standortleitung“, besteht hierfür in der Regel insbesondere hinsichtlich der „Standortleitung“ kein nachvollziehbarer Grund.
Die Einwilligung in die „Bekanntgabe“ von Gesundheitsdaten gegenüber dem „Vorgesetzten“ mag man vielleicht noch einschränkend auslegen können, dass dies nur gelten solle, wenn der Vorgesetzte als Teilnehmer des betrieblichen Eingliederungsteams (BET) herangezogen wurde und der Arbeitnehmer im beigefügten Antwortschreiben eine solche Beteiligung des Vorgesetzten aktiv ankreuzen könnte.
Für eine „Bekanntmachung“ aller offenbarter Gesundheitsdaten (insb. Diagnosen) gegenüber der Standortleitung besteht dagegen kein nachvollziehbarer Grund. Hier reicht es aus, wenn der Arbeitgeber weiß, auf welche Einschränkungen er bei einer etwa gebotenen Umgestaltung von Arbeitsplätzen zu achten hat. Die Kenntnis, auf welcher Diagnose diese Einschränkung beruht, benötigt er im Regelfall jedoch nicht.
Es ist zwar nicht ausgeschlossen, dass ein Arbeitnehmer auch dem nicht im BET beteiligten Standortleiter freiwillig seine Gesundheitsdaten überlassen möchte.
Dann muss dem Arbeitnehmer aber im besonderem Maße deutlich gemacht werden, dass dieser Teil der Einwilligung nur freiwillig ist, weil dessen Beteiligung für die Zwecke der Durchführung des bEM nicht erforderlich ist.
Eine solche Information sollte aus Nachweisgründen unbedingt schriftlich erfolgen und vom Arbeitnehmer als „gelesen und einverstanden“ unterschrieben worden sein.
Die Gesprächsführung im bEM sollte auch gut vorbereitet werden, da es seit einer Gesetzesänderung mit Wirkung ab dem 10.06.2021 im Gegensatz zu früher möglich ist, einen Rechtsanwalt als Vertrauensperson des Arbeitnehmers mit entsprechender Vollmacht zu dem bEM-Gespräch hinzuzuziehen.
Auch auf diesen Punkt muss der Arbeitnehmer ausdrücklich in der Einladung zum bEM hingewiesen werden. Eine Einladung mit unvollständigen Hinweisen führt zu einer nicht ordnungsgemäßen Durchführung des bEM mit negativen Folgen für eine beabsichtigte krankheitsbedingte Kündigung. Der Arbeitgeber sollte vorsorglich auch ausdrücklich darauf hinweisen, dass er nicht für die mit der Anwesenheit einer Vertrauensperson des Arbeitnehmers verbundenen Kosten aufkommt.
Das Team von grosshandel-bw unterstützt Sie gerne bei allen Fragen des bEM, insbesondere auch mit einem der aktuellen Gesetzeslage angepassten Einladungsschreiben.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die männliche Form.
Wir meinen immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung.
